A cégkivonat talán a legfontosabb, legnépszerűbb olyan céges dokumentum, melyet szinte minden céges ügyintézés során be kell mutatni, vagy mellékelni kell. Ahogy a legtöbb hivatalos dokumentum, úgy a cégkivonat is rendelkezik egy érvényességi idővel, a 30 napos érvényességet jelent.

Oda kell tehát figyelni arra, hogy mikor szeretnénk felhasználni a dokumentumot, ugyanis nem mindig tudjuk az érvényességi idő miatt hónapokkal előre, pl. egy pályázat összeállításának legelején beszerezni.

A 30 napos érvényességet a jogszabályok határozzák meg. Ez az időszak elegendő arra, hogy a határidők előtt legyen elég idő a beszerzése, de a felhasználás szempontjából is viszonylag friss, egy hónapnál nem régebbi információkat tartalmaz. A friss információk nagyon fontosak, ugyanis ezek jelentik a cégkivonat lényegét: a hiteles, közhiteles cégkivonat tartalma a jelenleg is érvényes cég adatokat, információkat tükrözi, bizonyítja. Enélkül kis túlzással az ingyenes cégkivonat is felhasználható lenne.

Nem mindenhol 30 nap az érvényesség, ugyanis lehet olyan helyzet (felhasználási hely) is, amely megköveteli a frissebb, akár maximum pár napos cégkivonat bemutatását is. Ennek oka a nagyobb biztonság, és az, hogy a lehető legfrissebb adatokat lássák a felhasználáskor. Ilyen friss cégkivonatra általában komolyabb ügyek, vagy nagyobb összegek során szokott szükség lenni.

Szerencsére a néhány napos határidő sem jelent manapság problémát, ugyanis az online igénylésnek és a gyors ügyintézésnek köszönhetően, az elektronikus dokumentumok perceken belül, a közhiteles, papír alapú dokumentumok pedig 1-2 munkanapon belül megérkeznek.